Administrar los perfiles en redes sociales de una empresa puede ser una tarea desafiante independientemente del tamaño o alcance de la marca. Hasta el más pequeño de los negocios puede necesitar el establecimiento de una presencia social eficiente y constante en múltiples redes como Facebook, Twitter, Google+ y LinkedIn, lo cual requiere tiempo y esfuerzo para alcanzar los resultados esperados.

La presencia social de tu marca hoy en día es indispensable, eso muchos lo saben. Sin embargo, lo que algunas personas no toman en cuenta, es que en esta actividad tan exigente, un factor esencial es la organización.

Un plan que te permita abordar los medios de forma organizada te ahorrará recursos, facilitando enormemente la gestión de tus páginas sociales, mientras que la ausencia de lineamientos que brinden orden a tus estrategias puede resultar en un dolor de cabeza constante.

La buena noticia, es que existen muchas prácticas (especialmente utilizadas por Social Media Managers) que permiten realizar todas las tareas de una empresa en los medios sociales de forma ordenada y metódica. Veamos algunas de las más efectivas para que mantengas tus estrategias de medios sociales organizadas y eficientes.

Publicar regularmente en los medios sociales puede ser una actividad capaz de consumir mucho tiempo a la semana. Por eso un calendario que defina un plan de publicación de contenido puede ser el elemento ideal para asegurar una producción continua de material valioso para tu audiencia.

Este calendario debe especificar:

• El tipo de contenido debes publicar para cada red en la que tu empresa es activa a lo largo del tiempo
• La rotación de temas a tratar para abarcar todos los focos de interés de tus diferentes prospectos
• La frecuencia de las publicaciones

Planea tus actualizaciones sociales coordinando tus campañas con los intereses y características de tu público.

Una vez que tengas tu propio plan de publicación de contenido a mano, te será más fácil saber qué tipo de material publicar y cuándo. Para una mayor preparación, puedes agendar publicaciones, desarrollando de antemano los recursos multimedia y preparando el post para su óptima visualización en cada red social para la que es creado.

Puedes apoyarte en herramientas para automatizar las publicaciones agendadas y así ahorrar tiempo valioso, pero recuerda no perder la espontaneidad automatizando toda tu actividad. No dejes de compartir noticias y dato recientes de forma manual, monitoreando los resultados obtenidos en el momento e interactuando oportunamente dado el caso.

Es buena idea encontrar otras fuentes de contenido que produzcan regularmente material interesante para tu audiencia. Al fin y al cabo, no todo lo que compartas en Facebook tiene que ser de tu autoría.

Para seleccionar el contenido indicado a utilizar, pregúntate:

• ¿Qué temas están de moda entre tus seguidores y fans?
• ¿Qué contenido están compartiendo ellos en sus muros?
• ¿Qué noticias e historias actuales acaparan su atención?
• ¿Qué información aportaría soluciones o datos útiles a tu audiencia?

Suscríbete a canales RSS relevantes para la industria de tu empresa y sigue de cerca a sitios web y blogs informativos que tratan los mismos temas que tu marca. También agrega a tu perfil aquellas páginas de Facebook con contenido relevante para tu público. En el caso de LinkedIn puedes unirte a grupos donde publiquen contenido de interés periódicamente y en el caso de Twitter, es recomendable seguir a personas de autoridad en tu industria.

Con este tipo de estrategias te asegurarás de tener siempre contenido relevante y actual a la mano para ofrecer valor a tu público.

Quizás en el caso de tus emails tengas un horario predefinido para revisar y responder cada mensaje. En redes sociales sin embargo, la clave es la presencia constante y la respuesta rápida.

Manteniendo una mentalidad de “inbox cero”, lo cual significa que apenas te llega un mensaje de un prospecto decides abordarlo en el momento, no dejarás pasar las oportunidades de tus páginas sociales al no permitir que se amontonen mensajes en el olvido e interactuando oportunamente con cada persona para sacarle mayor provecho a la atención que te está brindando.

A nadie le gusta esperar horas por una respuesta en los medios sociales, así que mantente alerta para abordar adecuadamente cada interacción. Para lograr un mayor control de tus cuentas es recomendable mantener alto el volumen de las notificaciones, revisarlas desde tus dispositivos móviles y también implementar el siguiente punto en este artículo:

Existen herramientas capaces de mantener múltiples perfiles sociales conectados y organizados. Algunas de las más recomendables son pagas, pero en la gran mayoría de los casos es una inversión bien hecha.

Una herramienta destacada y utilizada por numerosos Social Media Managers es Hootsuite, este gestor de cuentas sociales te permite publicar en múltiples redes sociales simultáneamente. También eres capaz de organizar las columnas sociales a tu gusto para una visualización óptima además de brindarte la posibilidad de agendar publicaciones y generar reportes de los resultados.

Una herramienta de gestión como esta puede facilitarte la vida en cuanto a estrategias de medios sociales de tu empresa.

Algo que suele acaparar la mayor parte del tiempo cuando queremos publicar una foto, cambiar la portada de Facebook o la imagen de perfil en otra red, es preparar los recursos gráficos que vamos a incluir y adaptarlos al formato de cada red social.

Con herramientas de edición de imágenes como Canva esta tarea se vuelve sencilla y rápida. Sin mencionar que los recursos que ofrece permiten crear gráficos para medios sociales de alta calidad y con precisión.

Con este editor podrás crear imágenes para cada red social de la que formes parte de manera rápida y es ideal para realizar varias versiones de una misma imagen o idea dentro de una campaña. Está en inglés pero es sumamente intuitiva.

Muchas de las técnicas que promueven el orden y la organización al trabajar con perfiles sociales provienen de pequeños detalles o prácticas personales que aportan pequeños cambios en la forma de trabajar.

Un ejemplo de esto es mantener ordenadas las pestañas en tu explorador web. Puede parecer insignificante u obsesivo, pero si la gestión de los medios sociales de tu empresa es una tarea que realizas diariamente, el andar haciendo malabares con las ventanas de tu correo, de Facebook, de Twitter, tu calendario, mensajes o enlaces puede generar desorden y confusión.

Si estableces un orden base para las pestañas que necesitas tener abiertas y todos los días es el mismo, entonces sin necesidad de pensar demasiado sabrás siempre a donde ir de forma intuitiva.

En adición, acostúmbrate a cerrar las pestañas apenas las hayas terminado de utilizar, así no se acumularán y evitarás encontrarte con un explorador de 40 pestañas abiertas al tener que buscar cierta información en una de ellas. Mantener únicamente las pestañas relevantes abiertas te permitirá estar al tanto de cualquier actualización en cada una de las páginas que más requieren tu atención.

Al gestionar los medios sociales, te encontrarás con una lista ascendente de actividades a realizar. Como existen muchos detalles y aspectos que requieren tiempo de dedicación para que todo funcione sin problemas y no se te escapen oportunidades importantes, es altamente recomendable establecer un límite de tiempo para cada tarea, que defina la prioridad de cada una y te sugiera a qué debes prestarle atención a continuación.

¿Qué otros métodos utilizas para mantener la organización en tus medios sociales? Comparte tus propias técnicas y resultados en los comentarios aquí debajo.